（2014年5月30日制订）

第一章 总 则

第一条为使我校研究生档案管理进一步规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》的规定，结合我校实际，制订本细则。

第二条学校档案馆是研究生档案的管理部门。研究生院（部）、各学院和其它相关部门协助档案馆做好研究生档案的管理工作。

第三条研究生档案管理工作必须严格贯彻执行党和国家相关法规和制度，严密保管，确保研究生档案的齐全、完整、准确与安全，有利于学生档案的利用。

第四条研究生档案是指研究生在报名、录取、培养、毕业、学位授予、就业等活动过程中形成的，记载个人学习情况、政治思想品德、科研能力、奖惩情况等具有重要保存价值的文字材料及原有个人档案材料的总和，是相关部门全面考察、了解和选拔人才的重要依据。

第五条研究生档案由研究生院（部）负责接收和移交，校档案馆负责档案的查阅、利用、转递及日常管理等。

第二章 岗位职责

第六条研究生档案管理人员职责：

（一）保管学生档案，为学校和社会积累个人档案史料；

（二）收集、鉴别和整理研究生档案材料；

（三）办理研究生档案查阅、借阅和转递；

（四）做好研究生档案的安全、保密、保护工作；

（五）办理其他有关事项。

第三章 归档范围

第七条档案材料的归档范围及时间

（一）高中阶段档案材料；

（二）大学阶段档案材料；

（三）工作单位档案：职称评定证书、职级评定证书、奖励材料和处分材料等；

（四）硕士阶段档案，需在规定时间内移交档案馆。

1、研究生录取名册、研究生录取登记表、全国硕士研究生推免登记表、符合条件的少数民族骨干计划硕士研究生在西南大学基础强化培训期间的思想政治鉴定表及成绩单等，于每年十月份前移交；

2、学位申请及评定书（含成绩单及学位授予决定等），于每年元月十五日前和六月三十日前分两批移交；

3、研究生入学登记表、毕业研究生登记表，于每年六月三十日前审核盖章后移交；

4、研究生学籍卡片，于每年九月份移交；

5、毕业研究生就业通知书（白联），于毕业研究生派遣离校后三至五日内移交；

6、入党志愿书、思想汇报等入党材料，于派遣之日前二十日移交；

7、毕业研究生评优登记表，于每年五月三十日前移交；

8、奖惩材料、学籍变动材料，于六月三十日前移交；

9、体检表，于六月三十日前移交；

（五）博士研究生阶段档案：博士研究生报考录取材料、专家推荐信、研究生入学登记表、研究生毕业登记表、成绩单、体检表、就业通知书、奖励材料和处分材料等。移交时间与上述相同。

第四章 工作要求

第八条研究生院（部）招生办公室统一打印调档函，邮寄或分发给考生本人。

第九条所有新生档案必须在八月底前寄（送）至研究生院（部）招生办公室。

第十条每年九月底前研究生院（部）对研究生新生档案按照档案材料目录进行审核、登记，对所缺材料应及时通知研究生本人向原单位索取或者直接向生源单位催调，并在档案材料清单的备注栏做好相应记载。

第十一条研究生院（部）在每年十月底前完成研究生档案的建档、移交工作。

第十二条归档要求

（一）归档材料档案袋封面应注明学生姓名、学号、隶属学院、专业、培养类型、经办人姓名和承办日期；

（二）档案归档时应附档案材料明细表；

（三）档案材料必须为原件，特殊情况附复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章；

（四） 所有归档材料必须为相关手续办理完毕的最终材料；

（五） 归档材料应完整、真实，凡材料规定应审查盖章的，相关部门必须加盖公章；

（六）各类材料文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写，文字要清晰。

（七）归档材料入袋时，必须核对学号、姓名，确保无误，防止错装、漏装。

（八）档案袋封面右角应注明学号，并按学号顺序由小到大排列；

（九）档案交接时，交接双方经办人应对照档案材料明细表，仔细核对袋中材料，确定无误后，在交接表（一式三份）上履行签字手续；

（十）归档材料经档案馆工作人员审核确认合格后，方能归档入库； 如归档材料不符合归档要求，由移交单位按要求重新整理。

第五章 档案的查阅和利用

第十三条本校人员查阅研究生档案，须经查阅人所在单位负责人同意，并在查阅申请上签字、盖章，档案馆应做好档案查阅登记。研究生个人不得查阅本人档案。

第十四条研究生在校期间，因就业需要，用人单位需查阅档案时，查阅人应持单位介绍信，并出示本人身份证明，办理查阅手续；未经档案管理部门工作人员批准，不得复制档案材料。

第十五条严禁涂改、圈划、抽取、撤换、复制档案材料；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，对违犯者，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》给予处罚。

第十六条确因需要从档案中取证的，必须经档案馆负责人批准并备案才能复制。

第十七条研究生在校期间，原则上不得借用或调出档案。如必须调出档案，须由调档人所在单位出具介绍信、调档函或商调函，且说明理由，并经研究生院（部）和档案馆负责人签字批准后，方可调出。如须借用，须经档案馆负责人同意，一般借用时间不得超过七日（含休息日），借出档案不得擅自转借他人。

第六章 档案转递

第十八条研究生档案的转递，应做到及时、准确、完整、安全、保密。研究生派遣之日起两周内将档案以中国邮政EMS或机要方式转递至研究生接收单位的档案管理机构。

第十九条研究生院（部）在毕业研究生派遣离校之后三至五日内向校档案馆提供详细、准确的毕业研究生档案接收单位和转递地址。

第二十条在校硕士研究生考取博士研究生者应凭招生单位的调档函办理调档转递手续。

第二十一条未落实就业单位的，由研究生本人申请，填写《毕业生档案暂存申请表》，经批准，学校档案馆可为其保管档案，但保管时间最长不得超过两年。

第七章 附 则

第二十二条本实施细则由档案馆负责解释。

第二十三条本实施细则自公布之日起施行。